Wann es okay ist, Excel als eierlegende Wollmilchsau zu verwenden

Manch einer schüttelt den Kopf über Leute, die von ihrer Buchhaltung bis zum Telefonbuch alles nur mit Excel-Tabellen verwalten. Aber in vielen Fällen ist das gar nicht so dumm.

Wenn man einen Hammer hat, sieht bekanntlich jedes Problem wie ein Nagel aus. Analog dazu kann man sagen: Wenn man Excel hat, sieht jedes Problem wie eine Excel-Tabelle aus. Allzu oft werden deshalb mit Excel Probleme gelöst, für die es eigentlich Spezialsoftware gäbe.

In dieser Hinsicht gebe ich selbst ein abschreckendes Beispiel ab, denn im Lauf der Jahre habe ich schon alle möglichen und unmöglichen Dinge in Kalkulationstabellen verwaltet – darunter Finanzen, Arbeitszeiten, Referenzen für wissenschaftliche Arbeiten, Kontaktdaten und sogar meinen Kalender.

Dass es für Kalender eigene Software gibt, weiß wahrscheinlich jeder. Ebenso gibt es für alles Andere in meiner Aufzählung spezifischere Lösungen. Aber »spezifischer« heißt nicht zwangsläufig »besser«.

Universalwerkzeug für den faulen Billigheimer

Wenn ich in diesem Artikel von Excel spreche, meine ich eigentlich Tabellen­kalkulations­programme im Allgemeinen. Zu Microsofts Zahlenschubser-Software gibt es nämlich einige Alternativen, darunter LibreOffice Calc, OpenOffice Calc und SoftMaker Office PlanMaker. Dass ich zur Vereinfachung nur von Excel rede, liegt daran, dass sich die meisten Leser darunter wahrscheinlich mehr vorstellen können als unter dem abstrakten Wortungetüm »Tabellen­kalkulations­programme«.

Einige dieser Alternativen sind komplett kostenlos und selbst von Excel gibt es zumindest eine eingeschränkte Web-Version für lau. Wenn man all seine Datenprobleme mit solchen Programmen lösen kann und deshalb keine kostenpflichtigen Speziallösungen braucht, hat man also in jedem Fall schon einmal Geld gespart.

Und selbst dann, wenn es für alle Probleme auch kostenlose Spezialsoftware gibt, kann man mit Tabellen­kalkulation etwas sparen, nämlich Zeit und Aufwand. Man erspart es sich, diese Software zu suchen, zu installieren, den Umgang mit ihr zu erlernen und sie aktuell zu halten. Spezialsoftware muss langfristig schon einen ordentlichen Produktivitätsgewinn bringen, um den Verlust, den sie erst einmal erzeugt, zu kompensieren.

Und wer jetzt meint, dass ein zusätzliches Programm ja gar nicht so viel Aufwand mit sich bringt, der sollte sich vor Augen halten, dass es nur selten um ein einziges Programm geht. Wenn man für sechs verschiedene Anwendungsfälle sechs verschiedene Lösungen einführt, hat man auch den sechsfachen Aufwand.

Excel-Alternativen bringen Unabhängigkeit

Man könnte einwenden, dass man sich voll und ganz von Excel abhängig macht, wenn man es für alle erdenklichen Anwendungsfälle nutzt. Aber die Existenz von alternativen Tabellen­kalkulations­programmen kehrt das ins exakte Gegenteil um und macht einen unabhängiger als man mit den meisten Speziallösungen jemals sein könnte.

Diese Alternativen bieten nämlich nicht nur eine ähnliche Oberfläche, sondern können auch weitgehend mit den gleichen Dateiformaten arbeiten. So kann ich heute als Linux-Nutzer mit LibreOffice nach wie vor mein Haushaltsbuch öffnen, das ich vor rund 20 Jahren als Windows-Nutzer mit Microsoft Excel angelegt hatte.

Angenommen, ich hätte mein Haushaltsbuch damals nicht in Excel, sondern in irgendeiner kostenlosen Finanzsoftware angelegt: Wie wahrscheinlich wäre es, dass diese Software immer noch aktuell ist? Wie wahrscheinlich wäre es, dass sie immer noch kostenlos ist? Und wie wahrscheinlich wäre es, dass sie auch unter Linux läuft?

Gerade der letzte Punkt ist einer der Hauptgründe, warum viele PC-Nutzer es nicht einmal in Erwägung ziehen, auf Linux umzusteigen. Man hat sich in der Regel schon so von reinen Windows-Programmen abhängig gemacht, dass man ohne Einbußen nicht mehr von Windows loskommt.

Und jetzt überlegen wir uns noch, was das bedeutet, wenn man nicht nur ein einziges Spezialprogramm benutzt, sondern gleich mehrere. Am Ende ist man nicht nur von jedem einzelnen Programm an sich abhängig, sondern auch noch von der Schnittmenge ihrer Systemanforderungen.

Wenn ein Programm nur auf der neuesten Windows-Version läuft und ein anderes nur auf einer älteren, ist diese Schnittmenge leer. Dann kann man sich nur noch damit behelfen, für jedes Programm ein eigenes System zu betreiben. Und das ist leider kein erfundenes Szenario, sondern eines, das ich aus der Praxis kenne.

Datenaustausch leicht gemacht

Zumindest die eine oder andere Spezialsoftware bietet einem die Chance zum Umstieg, indem sie Import- und Exportfunktionen anbietet. Aber das klingt auf dem Papier oft praktischer als es wirklich ist, denn einerseits gibt es nicht für jeden Anwendungsfall Standardformate und andererseits haben Softwarehersteller ohne masochistische Veranlagung nur selten Interesse daran, ihren Nutzern den Umstieg zur Konkurrenz leicht zu machen.

Was man aus einer Software exportieren kann, entspricht deshalb nicht zwangsläufig dem, was man in einer vergleichbaren Software importieren kann.

Auch wenn man Daten mit anderen Leuten teilen will, die nicht dasselbe System verwenden, braucht man einen Export, der den kleinsten gemeinsamen Nenner widerspiegelt. Bei tabellarischen Daten heißt dieser kleinste gemeinsame Nenner üblicherweise Excel.

Wenn ich die Daten gleich in Excel verwalte, kann ich sie jederzeit teilen. Ich muss mich nicht erst durch kryptische Export-Dialoge quälen, um am Ende eine grauenhaft formatierte Datei zu erhalten, die ich erst recht händisch nachbearbeiten muss.

Sichere Datensicherung

Bei Spezialsoftware stellt sich neben der Frage, ob eine Exportfunktion vorhanden ist, auch jene, wo Daten überhaupt gespeichert werden. Liegen sie im Programmordner? Oder im Benutzerordner? Oder in einem versteckten Systemordner? Oder in einer separaten Datenbank? Oder ausschließlich auf irgendeinem Server im Keller eines Softwareentwicklers aus Hintertupfing?

Die Software selbst schweigt sich über solche Details üblicherweise aus und selbst wenn ich im Web danach recherchiere, werde ich tendenziell eher in Diskussionsforen als auf der Seite des Herstellers fündig. Dabei ist das ein essentielles Thema für Leute, denen ihre Daten wirklich etwas wert sind und die sich deshalb um Sicherungen bemühen.

Liegen die Informationen auf meinem Datenserver, wo selbst bei einem Festplattenausfall noch eine Kopie auf einer zweiten Platte vorhanden ist? Liegen sie in dem Bereich, von dem ich tägliche Sicherungspunkte erstelle, sodass ich auch frühere Versionen wiederherstellen kann? Oder liegen sie komplett abseits, wo sie beim kleinsten technischen Schluckauf für immer im Nirvana verschwinden?

Aber selbst mit einer solchen Sicherungskopie stellt sich am Ende des Tages noch die Frage, ob sie einem wirklich etwas nutzt. Kann ich nach einer Neuinstallation die gesicherten Dateien einfach wieder an denselben Ort kopieren oder stürzt die Software dann ab, weil das von den Entwicklern so nicht vorgesehen war?

Bei Excel-Tabellen stellen sich all diese Fragen nicht. Die Daten liegen dort, wo man die Datei ablegt, und werden genauso gesichert wie jede andere Datei.

Einfach anpassbar

Nicht zuletzt sind Excel-Tabellen schnell und einfach an die persönlichen Bedürfnisse anpassbar. Wenn ich eine Spalte breiter machen will, ist das mit nur einem Klick erledigt. In Spezialsoftware bin ich dagegen auf Gedeih und Verderb dem ausgeliefert, was die Entwickler für gut und richtig gehalten haben.

Klar könnte man bei Spezialsoftware mit offenem Quellcode (Open-Source) auch einen Entwickler mit der gewünschten Änderung beauftragen oder bei entsprechender Qualifikation selbst Hand anlegen. Aber wenn man im Gegensatz zur Ein-Klick-Lösung in Excel erst einmal eine Entwicklungsumgebung installieren und starten muss, dann den Quellcode herunterladen und importieren, sich in die Dokumentation einlesen, ein paar Codezeilen ändern, die Änderungen testen, die Software neu kompilieren und updaten … dann hat man wahrscheinlich schon beim ersten Schritt aufgegeben, weil das den Aufwand nicht wert ist.

Wenn Speziallösungen dann doch von vornherein weiter denken als bis zur Nasenspitze des Projektleiters, entsteht allerdings schnell das gegenteilige Problem: sogenannte Featuritis, also ein Überfluss an Funktionen, die gar nicht benötigt werden. Dadurch wird die Anwendung nur unnötig komplex und unübersichtlich.

Mit Software-Lösungen von der Stange lässt sich kaum vermeiden, dass ich zu viele oder zu wenige Funktionen geliefert bekomme. Schließlich ist diese Software nicht auf meine persönlichen Bedürfnisse oder die irgendeiner anderen konkreten Person zugeschnitten, sondern auf einen Durchschnittsnutzer, der nur in der Theorie existiert.

Excel ist zugegeben selbst eine überladene Lösung von der Stange, aber im Gegensatz zu Spezialanwendungen zumindest so universell einsetzbar, dass es sich auszahlt, sich damit auseinanderzusetzen.

Um mein Haushaltsbuch zu führen, in dem mich eigentlich nur zwölf Monatssummen und eine Jahressumme interessieren, will ich mich nicht extra in eine Finanzsoftware einarbeiten; aber wenn ich schon in Excel eingearbeitet bin, habe ich im Handumdrehen das erstellt, was ich brauche – ohne irgendeinen unnötigen Schnickschnack. Und falls sich meine Anforderungen in der Zukunft ändern, ist die Tabelle schnell angepasst.

Nicht das Ei des Kolumbus

Natürlich ist Tabellen­kalkulation nicht auf jede Frage die richtige Antwort, aber es braucht schon sehr spezielle Anforderungen, damit sich Spezialsoftware wirklich lohnt.

Excel-Lösungen setzen wenig überraschend voraus, dass man in Excel fit sein sollte. Im beruflichen Umfeld reicht es mitunter auch, jemanden im Team zu haben, der deppensichere Vorlagen erstellen kann, sodass weniger versierte Kollegen nicht irrtümlich Formeln überschreiben oder ähnliche Daten-Desaster produzieren können.

Excel-Lösungen stoßen auch ab einer gewissen Größe an ihre Grenzen. Abgesehen davon, dass einzelne Blätter beschränkte Zeilen- und Spaltenzahlen haben, sind viele Funktionen relativ langsam. Wenn man aufwändige Abfragen über tausende Datensätze durchführen muss, wird man früher oder später um ein System mit einer Datenbank nicht herumkommen.

Tabellen­kalkulation im Allgemeinen ist auch nicht sonderlich gut geeignet, um Felder mit längeren Texten zu verwalten. Excel selbst hat sich da bei mir bisher noch am besten geschlagen und ist nur insofern etwas unbequem, weil beim Speichern immer an den Anfang eines längeren Textes zurückgesprungen wird. Zwei kostenlose Excel-Alternativen stürzen mir dagegen regelmäßig ab, wenn ich damit versuche, solche Listen zu verwalten.

Die Kompatibilität zwischen den verschiedenen Tabellen­kalkulations­programmen hat auch ihre Grenzen. Man kann in Excel erstellte Dateien zwar auch in anderen Programmen öffnen, sollte sich aber keine pixelgenaue Übereinstimmung erwarten. Wer sich in Excel mit Makros etwas zusammengeschustert hat, was schon mehr nach eigenständiger Software als nach Tabellenblatt aussieht, wird damit sehr wahrscheinlich bei Excel bleiben müssen.

Traditionell waren Excel und Mitbewerber auch nicht darauf ausgelegt, dass mehrere Leute gleichzeitig an einer Datei arbeiten können. Mittlerweile gibt es dazu zwar Möglichkeiten, in der Regel ist man dann aber an bestimmte Cloud-Dienste und abgespeckte Web-Versionen gebunden.

Excel oder sonstige Tabellen­kalkulationssoftware ist damit sicher nicht für jedes noch so komplexe Problem das Ei des Kolumbus, aber es gibt zumindest ein ganz passables Ei einer Wollmilchsau ab.

PS: Mir ist erst im Nachhinein aufgefallen, dass der Titel dieses Artikels zweideutig ist. Im Sinne einer diskriminierungsfreien Gesellschaft haben eierlegende Wollmilchsäue natürlich genauso wie alle anderen Menschen und Nichtmenschen das Recht, Excel zu verwenden. Für eventuelle Missverständnisse möchte ich mich bei allen Betroffenen aufrichtig entschuldigen.